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/ Mac Magazin/MacEasy 21 / Mac Magazin and MacEasy Magazine CD - Issue 21.iso / Utilities / UltraFind 2.2 ƒ / UltraFind 2.2 / UltraFind 2.2.rsrc / TEXT_129_UltraFind Help.txt < prev    next >
Text File  |  1996-03-12  |  34KB  |  604 lines
  1. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  2.  
  3. UltraFind‚Ñ¢ 2.2          For Macintosh and Power Macintosh
  4.  
  5.                         T h e  U l t i m a t e  F I N D  f o r  M a c i n t o s h ‚Ñ¢
  6.  
  7.               Designed and Programmed by Julian Linford and Steve Linford.
  8.      Copyright ¬© 1993-1996 UltraDesign Technology Ltd.  All Rights Reserved.
  9. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  10. This manual is also available in Japanese, from NIFTY-Serve; fmacusl; lib 14-178 
  11. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†(By MuON - Macintosh Users' group On Network)¬†                  ¬†¬†
  12. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  13. QUICK START                                   GENERAL
  14. - INSTALLING THE COMMAND KEY                     READING TEXT IN FILES
  15. - QUICK TIPS                                                    SEARCHING VOLUMES & NETWORKS
  16. FINDING FILES                                    - NETWARE & FOREIGN VOLUMES
  17. - BY TEXT CONTENTS                                        - APPLE REMOTE ACCESS
  18.    - THE THESAURUS                                         APPLESCRIPT
  19. - BY TYPE (OR CREATOR)                                 THE ROUTINES MENU
  20. - BY DATE                                                        - CREATING SEARCH ROUTINES
  21. - BY ATTRIBUTE                                               THE ADDITIONS MENU
  22. - BY FILE NAME                                                - INSTALLING ADDITIONS
  23. - BY SIZE                                                          USING THE BACKUP FUNCTION
  24. USING THE LIST WINDOWS
  25. - FILE OPERATIONS                                           GENERAL INFORMATION & LIMITS
  26. - GETTING FILE INFORMATION                     TECHNICAL SUPPORT
  27. - DRAG & DROP                                                UPGRADES & ADDITIONAL COPIES
  28. - HYPERTEXT
  29. - APPENDING NEW SCANS
  30. - EXPORTING THE FILE LIST
  31. - LIST WINDOW ICONS                               (Command-P will print this help manual)
  32. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  33.  
  34. QUICK START
  35.  
  36. INSTALLING THE COMMAND-KEY
  37.  
  38. UltraFind can be opened by pressing <Command-Option-F> on your keyboard.
  39. To install the key, select "Preferences" from the File Menu and click "Enable". 
  40. UltraFind will install a System Extension into the Extensions folder in your System 
  41. folder. You should then restart your machine in order for the new Key to work.
  42.  
  43. If you have any anti-virus software running, you must temporarily disable it 
  44. while UltraFind installs the Extension or the function may not work properly.
  45. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  46.  
  47. QUICK TIPS
  48.  
  49. ‚Ä¢    UltraFind is designed to perform very fast compound searches. The more search 
  50.       criteria you set (ie: the more search buttons you set), the faster it will search.
  51.  
  52. ‚Ä¢    For fast Text Search, always set the File Type button to match the documents 
  53.       you wish to search, that way UltraFind doesn't waste time in unnecessary files.
  54.  
  55. ‚Ä¢   To turn a search button off, hold the <Option> key down and click it. 
  56.      To turn all buttons off, press <Clear> or <Esc>.
  57.  
  58. ‚Ä¢   To select multiple files hold the <Shift> key down, or drag the mouse over them.
  59.      The file action buttons (copy, move, show, read, open etc.) will then be enabled.
  60.      If you hold the selection down for 1 second UltraFind will enable Drag & Drop.
  61.  
  62. ‚Ä¢   To see where the files are, switch views by pressing the <Space Bar>.
  63.  
  64. ‚Ä¢   To get information on a file, move the cursor over the file's small icon (you
  65.      don't need to click). UltraFind will then display a File Information Box.
  66.  
  67. ‚Ä¢    Main Keyboard Commands:
  68.      <Command-N> Append New Scan               <Command-M> Make Alias
  69.      <Command-S> Save Search Routine          <Command-I>   Get Finder Info
  70.      <Command-R> Read Contents                    <Command-E>  Export Results
  71.      <Space Bar>    Switch List View               <Command-?>  Open Help
  72. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  73.  
  74. TEXT SEARCH
  75.  
  76. Use this function to search for words or parts of sentences within files, such as:
  77.  
  78. ‚Ä¢ names      ‚Ä¢ keywords     ‚Ä¢ captions     ‚Ä¢ phone numbers    ‚Ä¢ parts of addresses
  79. ‚Ä¢ product codes    ‚Ä¢ ingredients    ‚Ä¢ Zip codes     ‚Ä¢ events    ‚Ä¢ descriptions
  80.  
  81. Find all letters, electronic mail and faxes sent to a particular person, find files containing 
  82. references to names, customers, places, objects, prices, chemicals, stock codes, etc., 
  83. or even files relating to events such as a "meeting" in "Tokyo" in "December".
  84.  
  85. The Text Search Dialog box allows you to search for up to three main words and if you 
  86. need to search for more words you can use the Thesaurus. The Thesaurus also allows 
  87. you to enter variations of the main word(s) you are looking for, so UltraFind will find 
  88. all the other words which are related to (or have similar meaning) to your main word.
  89.  
  90. When searching for text, UltraFind‚Äôs list automatically switches to 'Text View' mode 
  91. and shows you where each word was found in the document. You can click on the Hyper
  92. Text links (underlined words) and UltraFind will open the document and show you exactly 
  93. where the word was found. In this view, documents are given a score from 1 to 100.
  94.  
  95. Text search is very fast, typical text files take less than a second to search. However, 
  96. if UltraFind spends more time searching a particular file - because it is very large, or a 
  97. large number of words are found, a progress bar is displayed during the search and you 
  98. can skip the file if necessary. For an even faster search, use the "Max Word Hits" menu 
  99. to limit the number of word occurences to search for in each document so UltraFind will 
  100. move on quicker to search the next file.
  101.  
  102. WORD MATCHING    (normal setting: Match Any Word)
  103. The Match ANY word or Match ALL entered words settings allow you to specify if 
  104. UltraFind should find files containing any of the main words you enter, or if it should 
  105. only find files containing all of the main words.
  106.  
  107. SEARCH INSIDE    (best setting: In Documents)
  108. Not all files contain text, so 'In Documents' is the best setting. However, if the text 
  109. you are searching for is not contained in a document, but may be part of an image or 
  110. a system file etc., then you may specify 'All Files'.  However, if told to search All 
  111. Files, UltraFind will search through everything - applications, fonts, images etc. 
  112. These files can be very large, therefore this type of search can be very slow and is
  113. to be avoided, if possible.
  114.  
  115. SCAN    (best setting: Data)
  116. Macintosh files have two parts: a Data part and a Resource part  (known as Data and 
  117. Resource Forks). Text is normally placed in the file‚Äôs Data Fork, therefore the normal 
  118. setting is 'Scan Data'. However, sometimes hidden text can be stored in the Resource 
  119. Fork, such as keywords, captions, credits, notes or passwords. Image files (e.g. JPEG, 
  120. Photoshop, Fetch etc.), QuickTime movies or sounds can keep subject descriptions 
  121. in the Resource Fork. Only use 'Scan Resources' if you think the text you are looking 
  122. for is in the Resource Fork.
  123. News Agencies and Picture Libraries: JPEG images supplied by Reuters, AP and other 
  124. agencies carry captions and keywords in the Resource Fork, therefore use the 'Scan 
  125. Resources' setting to search text in image files (also set the 'File Type' to JPEG).
  126.  
  127. MAX WORD HITS    (normal setting: 10)
  128. This function limits the amount of word occurances UltraFind should look for in a 
  129. document (also limits the occurances of words it will display in Text View mode).
  130.  
  131. PROXIMITY    (normal setting: OFF)
  132. This function allows you to limit the distance between matching words. The proximity
  133. value is measured in characters. This function is important if you are searching long
  134. documents and want to know only if the words are present within the same paragraph
  135. or sentence. NB: The Proximity function works best with a 'Match All Words' setting.
  136.  
  137.  
  138. THE THESAURUS
  139.  
  140. If XRef is checked, each main word can cross-reference a built-in Thesaurus of  
  141. related words. For example, searching on just one one word "alcohol" can also be
  142. made to find "liquor", "drink", "sake", "spirits", "whiskey" AND "whisky".
  143. Further, "whisky" can also be defined to find "Johnny Walker", "Ballantines", "J&B",
  144. "Jack Daniels", "Jim Beam" etc.
  145.  
  146. UltraFind's text search Thesaurus is user-maintained, initially it is empty and you can 
  147. add your own word groups according to your requirements. The Thesaurus dialog box 
  148. has two lists: the first list holds the main words (these are the words you would enter 
  149. in one of the three text search fields in the main Text Search Dialog). The second list 
  150. holds all the words you wish to relate to the main word (the relationship between the 
  151. two lists is one-to-many).
  152.  
  153. Words entered into the Thesaurus can also be selected using the 3 pop-up menus on the
  154. right-hand side of the Text Search box.
  155.  
  156. To add a new main word (ie: to create a word group), open the Thesaurus, select the 
  157. first list (Searching on:) and press the Add button. To add words to the group, select 
  158. the second list (or tab), then press the Add button.
  159.  
  160. NOTE:  If you double-click on a main word in the Thesaurus' list, it will be placed in the
  161. current active text search field, and XRef will be turned on for you.
  162.  
  163. SCANNING IN THE BACKGROUND
  164.  
  165. We have designed UltraFind so that it can run in the background on long searches. If you 
  166. need to search very large disks or networks, just hide UltraFind (press the small green 
  167. UltraFind icon) and carry on with your work. When finished, UltraFind will alert you by 
  168. flashing its icon in the menu bar.
  169.  
  170. SPEEDING UP SEARCH TIMES
  171.  
  172. Not all your files contain text, so don't waste time searching everything. Text Search 
  173. will work faster if you tell UltraFind specifically what kind of files you are interested in. 
  174. For example, if you already know that the text you are looking for is probably within 
  175. word-processor files or e-mail, then use the "File Type" search button to tell UltraFind 
  176. to search specifically in files of that type. This will avoid searching your whole disk 
  177. when all that was needed was to search your word-processor files or e-mail files.
  178.  
  179. Similarly, if you keep all text files in a certain folder, use the "Confined Search" 
  180. button to limit the search to that folder.
  181.  
  182. NOTE:  If you are looking for words with spaces in them such as 'motor car' or 
  183. 'Apple Mac' it is best to put each word in a separate box. Use all three text boxes (and 
  184. the Thesaurus if you need to) when you are searching for multiple words. If there is 
  185. more than one space in between UltraFind will still find the words.  Some DTP 
  186. applications (including QuarkXpress) surround words with invisible character-codes 
  187. to indicate styled text (e.g. bold, italic, etc.) so if one of the words is in bold searching 
  188. on them separately ensures the surrounding style characters are ignored.
  189.  
  190. NOTE:   UltraFind will avoid searching image files, to search for text in Adobe 
  191. Illustrator or Macromind FreeHand files you must also set the file type.
  192. (Setting the file type forces it to only search files of that type.)
  193.  
  194. NOTE:  Searching for text does not distinguish between upper and lowercase.
  195.  
  196. NOTE:  Some software may not hold text in a readable format, also, UltraFind cannot 
  197. scan for text inside some compressed archives.
  198. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  199.  
  200. FINDING FILES BY TYPE (OR CREATOR)
  201.  
  202. This function allows you to search for specific types of files including:
  203.  
  204. ‚Ä¢ Applications    ‚Ä¢ Documents    ‚Ä¢ Text Files    ‚Ä¢ Pictures   ‚Ä¢ Fonts   ‚Ä¢ System Files
  205. ‚Ä¢ XTensions or Filters    ‚Ä¢ Email     ‚Ä¢ Sounds    ‚Ä¢ Movies     ‚Ä¢ Archives etc.
  206.  
  207. Using this function on it's own will find all files of a specific type on your system.
  208. Used together with text search, this function will speed the text search up by limiting
  209. the type of files UltraFind should search.
  210.  
  211. CREATOR LIST: This is a list of all the applications on your system. Selecting an 
  212. application from this list will find all files and documents created by the application.
  213.  
  214. TYPE LIST: This is a list of common Macintosh file types. Selecting any one of
  215. these will find all files of that type. 
  216.  
  217. NOTE: Each Creator in the Creator list supports a number of File Types listed in the 
  218. Type List. When you choose any Creator the file types supported by the Creator 
  219. application will replace the standard types in the Type List (this is to avoid for example,
  220. looking for files of type 'Sound' created by 'MacWrite', which would not make sense).
  221.  
  222. DOCUMENT LIST: You should customise this pop-up menu, adding your own document 
  223. types which you use frequently. To add a new document type to this pop-up menu, just 
  224. select 'Add New Document' and then show UltraFind an example of the type of file or
  225. document you want added to the list. To remove an unwanted item from this pop-up menu 
  226. hold the <Option> key down and select the item you want removed.
  227.  
  228. NOTE:   If you know the codes you can directly enter the 4-character Creator or Type 
  229. signature into the fields alongside the pop-up menus (just click on them first).
  230.  
  231. NOTE:  UltraFind displays file Creators and Types in the INFO window (the window 
  232. you get when you move the cursor over a file's icon in the List Window). If you 
  233. don't know what Type or Creator a certain file is (or if you want to find out), get 
  234. UltraFind to find a similar file and then move the cursor over the file's icon to 
  235. display the info window.
  236. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  237.  
  238. FINDING FILES BY ATTRIBUTE
  239.  
  240. The "File Attributes" search button allows you to find files which have special
  241. Macintosh System and Finder attributes, including the Label (icon) colour.
  242.  
  243. ‚Ä¢  Finder Label (finds all files having a certain icon colour)
  244. ‚Ä¢  Alias (finds all Aliases)
  245. ‚Ä¢  Invisible (finds files which are not normally visible in the Finder)
  246. ‚Ä¢  Locked (finds files which have been locked by an application)   
  247. ‚Ä¢  Has INITs (finds files which have initialization code - mainly used by the system)   
  248. ‚Ä¢  Has Custom Icon (finds files which are not showing their true icon in the Finder)
  249. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  250.  
  251. FINDING FILES BY DATE
  252.  
  253. Searching by "File Date & Time" allows you to search for files created or modified 
  254. (last updated) before, after, on, or between the given dates.
  255.  
  256. Both 'Find files created...' and 'Find files modified...' pop-up menus allow a choice of 
  257. search options. Depending on what you are searching for, you will need to choose 
  258. whether to search by the 'created' date or the 'modified' date. For example, finding 
  259. files created 'yesterday' will list only files that were created (made) yesterday, 
  260. but finding files modified ‚Äòyesterday‚Äô will list everything you worked on yesterday, 
  261. regardless of when the files were first made.
  262.  
  263. The Calendar is there to assist you in selecting a date, because you may not remember 
  264. what date is was "Monday, two weeks ago". Any date you select from the Calendar is
  265. put in the current active date box.
  266. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  267.  
  268. FINDING FILES AND FOLDERS BY SIZE
  269.  
  270. The "File Size" search function is designed to work together with other search criteria 
  271. and allows you to specify, or limit, the size of files to be searched.
  272.  
  273. Used on its own, this function can find empty files (less than 1K), empty folders (less 
  274. than 1K), and files or folders which are taking up much space on your disks (for 
  275. example, greater than 1,000K).
  276.  
  277. If the "Folders" search button is selected then folder sizes will be calculated during the 
  278. search and sizes will show in the List Window in Finder View mode.  You can use this 
  279. function to find folders by size.
  280.  
  281. NOTE: The MacOS doesnt keep the Folder Sizes stored anywhere. Folder sizes change 
  282. as you work and have to be calculated each time.
  283.  
  284. NOTE: A folder‚Äôs total size is the size of that folder and all the other folders inside it, 
  285. therefore when in this mode UltraFind does not show the total size at the top of the 
  286. listing window.
  287.  
  288. NOTE:  You can get a report on which folders are taking up disk space on your machine, 
  289. by searching for folders with size greater than 0, then sort the List by size. 
  290. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  291.  
  292. USING THE LIST WINDOW
  293.  
  294. All files found that match your search criteria are displayed in the List window.
  295.  
  296. You can switch the list window between 4 different views by using the pop-up 
  297. menu at the bottom of the window, or by pressing the space bar.
  298.  
  299. Finder View:          Shows the file name, size, kind and date last modified. 
  300.                              You can sort the list by clicking on any of these headings.
  301.  
  302. Hierarchic View:    Shows the relative location of each file -including all parent 
  303.                              folders- in the Mac‚Äôs Hierarchical Filing System.
  304.  
  305. Text View:             (Only available in Text Search mode) Shows the occurence of
  306.                               of each word found, in the context in which it was found.
  307.                               Words found are underlined in red Hypertext. In this view 
  308.                               documents are given a score and sorted by the highest score.
  309.  
  310. Path View:             Shows the full pathname to the file.
  311.  
  312. You can select a file by clicking on it in any view, select groups of files by dragging 
  313. down the list and select multiple groups by clicking with the <Shift> key held down. 
  314. <Command-A> selects everything. If the list is sorted by file name, you can also select 
  315. any file by typing the first character of it's name.
  316.  
  317. FILE OPERATIONS
  318.  
  319. Once you have selected one or more files, you can perform the following actions on them:
  320.  
  321. Open  ------- opens the file (you can also double-click on a file to open it)
  322. Trash  ------ moves the file into your Trash (does not empty the trash)
  323. Copy  ------- copies the file to a different location
  324. Move ------- moves the file to a different location
  325. Read  ------- displays text contained in the file
  326. Open/w ----- opens the file with a different application
  327. Label   ------ changes the file's Finder Label (icon) colour
  328. Show ------- opens the file's parent folder and selects the file
  329.  
  330. For fast operation, check out their command-keys in the File menu.
  331.  
  332. There more file actions in the File menu, including:
  333.  
  334. Backup  ----- copies the file and resets the Backup Date to 'Today'
  335. Make Alias -- makes an Alias of the file
  336. Get Info ----- displays the Finder's Get Info box
  337.  
  338. You may also have various file management functions available in the Additions menu, 
  339. such as compressors, editors, etc. (see 'Additions Menu' description below for more on 
  340. UltraFind Additions).
  341.  
  342. And:
  343.  
  344. -  Clear selected files from the list by pressing <Delete> or <Clear> on your keyboard.
  345.     NOTE: This is not the same as 'Trash' and does not delete the file.
  346. - <Command> and double-click on any file to open the file and quit UltraFind.
  347.  
  348. GETTING FILE INFORMATION
  349.  
  350. Get detailed information on a file or folder in the list simply by moving the mouse over 
  351. the file's icon. The cursor will change to the blue UltraFind 'Info Cursor' and an information
  352. box will appear below. Notice that files have two sizes: actual size taken up on disk 
  353. (Physical) and actual amount of data in the file (Logical).
  354.  
  355. DRAG & DROP
  356.  
  357. Files can be dragged out of UltraFind's list windows and can also be moved between 
  358. folders in the Hierarchic list view mode. UltraFind will enable Drag & Drop if you hold 
  359. the mouse down over a file for a second.  Files can also be dragged in to UltraFind's File
  360. List window from the desktop, or you can drop files on UltraFind's icon in the Finder and 
  361. then the files will be loaded automatically into the list window.
  362.  
  363. NOTE: Drag & Drop requires System 7.5 or the Macintosh Drag & Drop system extension.
  364.  
  365. HYPERTEXT
  366.  
  367. When searching for text, UltraFind‚Äôs File List switches automatically to Text View and 
  368. words found are shown, underlined in red, in the context or sentence where they were
  369. found. Clicking on any underlined word opens the Data Reader and takes you to the point 
  370. in the file were the word was found.
  371.  
  372. APPENDING MULTIPLE SEARCHES
  373.  
  374. UltraFind can append the results of multiple searches to the files already in the 
  375. list window, so that different groups of files can be listed and sorted together.
  376. While in the list window, you can append a new scan by pressing <Command-N>
  377. or by selecting 'Append New Scan' from the Search menu.
  378.  
  379. EXPORTING THE FILE LIST
  380.  
  381. You can export the find results as a list from any of UltraFind's list windows 
  382. by selecting 'Export File List' from the File menu. The export function generates 
  383. a Tab-separated text file, which you can either print as is, or import into a 
  384. wordprocessor, spreadsheet or database.
  385.  
  386. LIST WINDOW ICONS
  387.  
  388. UltraFind uses it's own icon groups to show similar groups of files, so that all 
  389. images (regardless of what application they belong to) present a picture icon, 
  390. all text files present a text document icon, etc.  This allows you to see groups 
  391. of files rather than an long list of different icons (to see the file's real icon, just
  392. move the cursor over it).
  393. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  394.  
  395. EXAMINING & READING TEXT IN FILES
  396.  
  397. Using UltraFind's built-in Data Reader, you can read text inside any document by 
  398. pressing the "Read" button. Using this function you can look inside a document without 
  399. having to open it, read documents you can't open when you don't have the Creator 
  400. application, recover text from damaged documents, and read any keywords, captions 
  401. or credits carried in the Resource Fork of certain picture files, sound files and movies, 
  402. etc. (for an explanation of "Resource Fork", see "Text Search", above).
  403.  
  404. You can select and copy text out of the Data Reader for pasting into another 
  405. application (but you cannot edit text in the Data Reader window). The Data Reader 
  406. is drag-aware and allows you to drag and drop text into other drag-aware applications.
  407.  
  408. The Data Reader 'reads' a file‚Äôs contents directly from the hard disk without actually 
  409. opening the file. Therefore it does not display any of the document‚Äôs original formatting. 
  410. Many documents (especially DTP files) will contain pictures or other items which will 
  411. not be displayed but will appear instead as random characters.
  412.  
  413. UltraFind is script-system compatible. Therefore if you tell it to read, for example, 
  414. a Japanese or Greek document, it will display in correct Japanese or Greek
  415. (providing you are running a localized version of the MacOS, e.g: KanjiTalk).
  416. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  417.  
  418. SEARCHING VOLUMES & NETWORKS
  419.  
  420. All volumes mounted on your Macintosh will be listed in UltraFind‚Äôs "Volumes" menu 
  421. and you can choose which volumes you want to search. To choose only one volume from 
  422. the list  hold down the <Option> key and then select the volume from the menu. All the 
  423. others will be turned off.
  424.  
  425. UltraFind supports Novell NetWare and NFS/Share and will search all volumes that
  426. support Apple protocols, whether mounted PC servers, IBM mainframes, VMS and UNIX 
  427. hosts, including Sun sparc stations and Crays, all directly from your Macintosh desktop.
  428.  
  429. NOTE: Searching over Apple Remote Access 
  430. Searching a remote volume over a modem using ARA is just the same as searching 
  431. your own local disks. However, the speed at which UltraFind can operate over a modem
  432. will depend on the connection speed, and it will naturally take a little longer.
  433. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  434.  
  435. APPLESCRIPT
  436.  
  437. UltraFind is fully scriptable. It can be controlled by other applications, and can return
  438. information to other applications. If you would like to completely automate certain
  439. operations, have data sent to your application, or just control UltraFind by voice,
  440. you should find all you need in UltraFind's AppleScript dictionary. For further
  441. information and examples please see: http://www.ultradesign.com/support
  442. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  443.  
  444. THE ROUTINES MENU
  445. SAVING PRESET SEARCH ROUTINES
  446.  
  447. UltraFind's user-maintained Routines menu allows you to save your search set-up, 
  448. allowing you to repeat the same search later at the touch of a key. You can add as many 
  449. Routines as you like to the Routines Menu and call them whatever you want.  The first 
  450. ten routines in the menu have command-keys for easy use.
  451.  
  452. This feature allows you to customise UltraFind, making powerful compound searches 
  453. specific to your work that will save you time and energy.
  454.  
  455. For example, a Routine for finding letters, faxes or Email will produce a list of all 
  456. your mail which, sorted in date order, will give you immediate access to open or 
  457. read your correspondence no matter where the files are on your system. 
  458. Likewise, a Routine for finding Today's work will ensure you never have to run 
  459. around your folders again looking for files you only just made a few hours ago...
  460.  
  461. To create a Routine:  
  462. 1) Use UltraFind to find an example of the group of files you want.
  463. 2) Once it has found files of the type you want, choose "Save Current Settings" 
  464.     from the Routines Menu.
  465. 3) Type in a name for your new Routine search menu and press Save.
  466.  
  467. To remove a Routine menu item:  
  468. Simply hold down your <Option> key, go to the Routines menu and select the Routine 
  469. you want removed. Instead of running the Routine, UltraFind will remove it.
  470.  
  471. AutoScan
  472. When saving a Routine, ensure that AutoScan is checked if you want UltraFind to 
  473. start the scan automatically. Leave AutoScan unchecked if you just want the 
  474. search criteria restored so you can to change or add more criteria before scanning.
  475. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  476.  
  477. THE ADDITIONS MENU
  478.  
  479. The Additions Menu is for loading extra plug-in modules which extend UltraFind‚Äôs 
  480. capabilities. UltraFind Additions such as file compressors, editors etc., are available 
  481. (mostly free of charge) from our internet WebSite and from the major online systems. 
  482.  
  483. Installing Additions
  484. You should put UltraFind Additions in UltraFind‚Äôs folder (located in the Preferences
  485. folder, in your System folder). The Additions are then accessed from UltraFind‚Äôs 
  486. Additions menu.
  487. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  488.  
  489. USING THE BACKUP FEATURE
  490. FINDING FILES BY BACKUP STATUS
  491.  
  492. "Files Not backed up" finds files which have been updated since the  last time you 
  493. backed them up. Used together with the ‚ÄòBackup‚Äô button in the File Menu, this function 
  494. allows you to use UltraFind to backup your files without the need for extra software.
  495.  
  496. Please note that this function is not meant to be a fully-fledged backup solution, 
  497. files backed up will simply be copied to your backup folder, in no particular order, 
  498. and UltraFind will reset the backup dates on the original files so that it knows each 
  499. time what has and what has not been backed up.
  500.  
  501. To see how much stuff there is that needs backing up, turn the 'Files Not backed 
  502. up' button ON, leave all the other buttons off, and press Scan.  (If this finds a large 
  503. amount of files, then you have either not backed up your files for a long time, or 
  504. your regular backup software is not setting the file backup dates properly.)
  505.  
  506. When you select 'Backup' from the File menu you then choose a destination for the files, 
  507. this can be a folder on any Macintosh disk, SyQuest, Optical etc., but it must have at 
  508. least as much free space as the total amount of files you want to backup. If it does not, 
  509. then select only as many files as will fit, and repeat the process with other disks.
  510.  
  511. The next time you search for 'Files Not backed up' UltraFind will not list files that 
  512. have been backed up, but only those that have been modified since.
  513. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  514.  
  515. GENERAL INFORMATION AND LIMITS
  516.  
  517. ‚Ä¢   Consistent with the normal operation of the Macintosh Finder, moving files 
  518.      between volumes does not remove the original item. After moving files between 
  519.      volumes you must then press 'Trash' if you want to delete the original item.
  520.  
  521. ‚Ä¢   Macintosh Drag & Drop has some limitations which Apple are aware of and will 
  522.      fix in a later version of the Macintosh system software. These include:
  523.      1. If you drag a file to Finder version 7.1.3 and that file is currently displayed 
  524.          in a Finder window then that window will not be updated correctly.  
  525.      2. If a file is dragged to a different volume the Finder will produce an error and 
  526.          the drag will usually fail. These problems also occur with System Software 
  527.          version 7.5.
  528.  
  529. ‚Ä¢   This version of UltraFind can not search inside compressed files.
  530. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  531.  
  532. TECHNICAL SUPPORT
  533.  
  534. Technical Support is free, but limited to registered users only. Please quote your 
  535. User registration number in all support communications. Please note that we are 
  536. only able to provide phone support from 09:00 to 18:00 hours (London Time!).
  537.  
  538. UltraFind Support, Upgrades, Additions, News & FAQs are also available from our 
  539. World Wide Web Server at:  http://www.ultradesign.com/support
  540.  
  541. Where possible, please use email (it costs you less and allows us to answer your 
  542. query better and faster).
  543.  
  544. Technical Support:               support@ultradesign.com
  545. General Information:            info@ultradesign.com
  546. Registration:                       register@ultradesign.com
  547. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  548.  
  549. OBTAINING UPGRADES, EXTRA COPIES OR SITE LICENSES
  550.  
  551. UltraFind is frequently upgraded to incorporate new Apple technologies and to add 
  552. new features. The latest version can always be found on the major online systems 
  553. (CompuServe, AOL, NiftyServe, PC-VAN, eWorld, Genie, etc.), on the internet we
  554. maintain an UltraFind WebSite at http://www.ultradesign.com/ultrafind
  555.  
  556. For information please contact us at:
  557.  
  558. UltraDesign Technology Ltd.                                              Tel: +44 171 931 0010
  559. F5, 39 St.George's Square                                               Fax: +44 171 630 9105
  560. London  SW1V 3QN
  561. United Kingdom                                                                    info@ultradesign.com
  562.  
  563. If you would like more User Licenses for UltraFind please contact us for prices of 
  564. Site Licenses for 5, 10 , 50, 100 and Unlimited Users.
  565. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  566.  
  567. DISCLAIMER
  568.  
  569. This Software is provided "as is" without warranty of any kind. UltraDesign 
  570. Technology Ltd. does not warrant, guarantee, or make any representations 
  571. regarding the use or consequences arising from the use of this Software or its 
  572. accompanying documentation, either  in terms of its accuracy, reliability or 
  573. otherwise.  You expressly acknowledge and agree that the use of this Software 
  574. is entirely at your own risk.
  575.  
  576. RESTRICTIONS
  577.  
  578. You may not sell, lease, rent or loan this Software or distribute registered copies
  579. of this Software in any commercial format.
  580.  
  581. You may not reverse engineer, decompile, or disassemble this Software. You
  582. may not modify, adapt, translate or create derivative works based upon this
  583. Software or it's interface in whole or in part. You may not modify or remove
  584. any insignia or proprietary notices from this Software.
  585.  
  586. You may not copy the look and feel of this software; UltraDesign Technology expressly 
  587. reserves all rights to the unique and original design features of UltraFind‚Äôs User 
  588. Interface, such as : the UltraFind Control Interface, the InfoCursor, Preset Search 
  589. Routines and the UltraFind Thesaurus. These features are proprietary to UltraDesign 
  590. Technology Ltd. and may not be copied or emulated in whole or in part without prior 
  591. consultation and the written permission of UltraDesign Technology Ltd.
  592. ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†                  ¬†¬†
  593.  
  594. UltraDesign Technology Ltd. designs and develops software exclusively for the 
  595. Apple Macintosh. Thank you for using UltraFind, we hope it serves you well.
  596.  
  597.                                   Special Thanks to
  598. Katsuji Onishi, Tohru Okai, Ian Walker, Cary Wyman, Jim McCormik, Ken Landau, 
  599. Bill Goodman, Grant Schampel, Brian Bechtel (DTS), Nigel Hunt, Michel Eytan,
  600. Attack, MuON (Macintosh Users' On Network) Japan, Michael & David McCann.
  601.  
  602.  
  603.  
  604. ~